E-Rechnung ab 2027/2028: Kleinunternehmer müssen KEINE E-Rechnungen schreiben – Zusammenfassung mit Paragrafen
Ich sehe gerade überall Panik-Posts und Werbung à la „Ab 2027 brauchst du eine E-Rechnungs-Software!“ – und viele Kleinunternehmer schließen deshalb Abos ab, die sie gar nicht brauchen. Ich hab mich da reingelesen und fasse zusammen, was laut Gesetz wirklich gilt (Stand Oktober 2026):
**Empfangen (gilt für ALLE, seit 1.1.2025)**
Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen können – auch Kleinunternehmer. Praktisch reicht dafür ein E-Mail-Postfach. Du darfst eine E-Rechnung nicht ablehnen und auf PDF bestehen.
**Ausstellen (Rechnungen an Unternehmen in Deutschland)**
- ab 1.1.2027: Pflicht, wenn dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag
- ab 1.1.2028: Pflicht für alle anderen
- 2027 dürfen alle unter 800k noch Papier bzw. (mit Zustimmung des Empfängers) PDF schicken
**Dauerhaft ausgenommen – also auch nach 2028:**
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG → § 34a UStDV erlaubt ausdrücklich, Kleinunternehmer-Rechnungen „immer als sonstige Rechnung“ zu verschicken, also weiter als PDF/Papier
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV)
- Rechnungen an Privatkunden (B2C)
- Rechnungen an Unternehmen im Ausland (im Zielland können aber eigene Regeln gelten)
**Was zählt überhaupt als E-Rechnung?**
Nur strukturierte Formate nach EN 16931, also XRechnung (reine XML) oder ZUGFeRD ab Profil EN 16931 (PDF mit eingebetteter XML). Ein normales PDF aus Word ist KEINE E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“ – für Kleinunternehmer aber völlig okay.
**Achtung bei der Kleinunternehmer-Grenze:** Seit 2025 gilt: max. 25.000 € im Vorjahr und max. 100.000 € im laufenden Jahr. Wer die 100k reißt, ist sofort raus und fällt dann unter die normalen Fristen oben.
**Verschiebung?** Der ZDH fordert, die Stufe 2027 um ein Jahr zu verschieben – beschlossen ist das (Stand jetzt) nicht.
**Tipp zum Empfangen:** Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die man ohne Viewer kaum lesen kann. Es gibt kostenlose Viewer, auch solche, die komplett im Browser laufen – darauf achten, dass man Rechnungen nicht irgendwo hochladen muss, da stehen schließlich Bank- und Kundendaten drin.
Quellen: § 14 UStG, § 27 Abs. 38 UStG, § 33 und § 34a UStDV (alles auf gesetze-im-internet.de). Bin kein Steuerberater – bei Sonderfällen bitte dort nachfragen.
Mich würde interessieren: Habt ihr schon E-Rechnungen von Lieferanten bekommen, und wie geht ihr damit um?
**Edit Playful-Canary-4940 (danke für den Hinweis):** Empfangene E-Rechnungen müssen im Originalformat (XML bzw. ZUGFeRD-PDF) unverändert und maschinell auswertbar aufbewahrt werden – seit 2025 grundsätzlich 8 Jahre. Nur ausdrucken oder als „Bild-PDF“ speichern reicht nicht.