r/selbststaendig

Ich sehe gerade überall Panik-Posts und Werbung à la „Ab 2027 brauchst du eine E-Rechnungs-Software!“ – und viele Kleinunternehmer schließen deshalb Abos ab, die sie gar nicht brauchen. Ich hab mich da reingelesen und fasse zusammen, was laut Gesetz wirklich gilt (Stand Oktober 2026):

**Empfangen (gilt für ALLE, seit 1.1.2025)**

Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen können – auch Kleinunternehmer. Praktisch reicht dafür ein E-Mail-Postfach. Du darfst eine E-Rechnung nicht ablehnen und auf PDF bestehen.

**Ausstellen (Rechnungen an Unternehmen in Deutschland)**

- ab 1.1.2027: Pflicht, wenn dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag

- ab 1.1.2028: Pflicht für alle anderen

- 2027 dürfen alle unter 800k noch Papier bzw. (mit Zustimmung des Empfängers) PDF schicken

**Dauerhaft ausgenommen – also auch nach 2028:**

- Kleinunternehmer nach § 19 UStG → § 34a UStDV erlaubt ausdrücklich, Kleinunternehmer-Rechnungen „immer als sonstige Rechnung“ zu verschicken, also weiter als PDF/Papier

- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV)

- Rechnungen an Privatkunden (B2C)

- Rechnungen an Unternehmen im Ausland (im Zielland können aber eigene Regeln gelten)

**Was zählt überhaupt als E-Rechnung?**

Nur strukturierte Formate nach EN 16931, also XRechnung (reine XML) oder ZUGFeRD ab Profil EN 16931 (PDF mit eingebetteter XML). Ein normales PDF aus Word ist KEINE E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“ – für Kleinunternehmer aber völlig okay.

**Achtung bei der Kleinunternehmer-Grenze:** Seit 2025 gilt: max. 25.000 € im Vorjahr und max. 100.000 € im laufenden Jahr. Wer die 100k reißt, ist sofort raus und fällt dann unter die normalen Fristen oben.

**Verschiebung?** Der ZDH fordert, die Stufe 2027 um ein Jahr zu verschieben – beschlossen ist das (Stand jetzt) nicht.

**Tipp zum Empfangen:** Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die man ohne Viewer kaum lesen kann. Es gibt kostenlose Viewer, auch solche, die komplett im Browser laufen – darauf achten, dass man Rechnungen nicht irgendwo hochladen muss, da stehen schließlich Bank- und Kundendaten drin.

Quellen: § 14 UStG, § 27 Abs. 38 UStG, § 33 und § 34a UStDV (alles auf gesetze-im-internet.de). Bin kein Steuerberater – bei Sonderfällen bitte dort nachfragen.

Mich würde interessieren: Habt ihr schon E-Rechnungen von Lieferanten bekommen, und wie geht ihr damit um?

**Edit Playful-Canary-4940 (danke für den Hinweis):** Empfangene E-Rechnungen müssen im Originalformat (XML bzw. ZUGFeRD-PDF) unverändert und maschinell auswertbar aufbewahrt werden – seit 2025 grundsätzlich 8 Jahre. Nur ausdrucken oder als „Bild-PDF“ speichern reicht nicht.

Hey everyone,

I'm in the planning phase of setting up a solo business here in Germany and want to keep things as lean as possible. No employees, just me, operating under the Kleinunternehmerregelung to stay exempt from charging VAT (keeping revenue under €25,000).

I want a realistic picture of the day-to-day paperwork:

1. What setup documents do I actually need to deal with?

(Aside from Registation and ELSTER form)

2. How frequent is the tax filing?(Since no VAT)

3. How often do authorities actually reach out?

4. Once the initial wave of welcome letters dies down, is it mostly quiet unless you mess up an invoice or hit the annual filing deadline?

Any tips, common blind spots, or software recommendations that made your life easier in the first year would be hugely appreciated!

Hallo,
Kurz zu mir bin M23 habe seid 2024 also mit 21 meinen Elektromeister ich will mich schon seit der Ausbildung selbständig machen.
Habe schon gewisse Erfahrung, weil meine Eltern auch beide selbstständig sind.

Jetzt geht es darum ich hatte in der Ausbildung einen Arbeitsunfall und bekomme seitdem Rente von der BG.
Diese beträgt derzeit 382.91 netto pro Monat.

Ich habe ausgerechnet ich bräuchte knapp 100k für den Start meines Unternehmens, welches ich ja über die kfw oder einen Kredit bei der Hausbank und Förderung besorgen wollen würde.

Jetzt ist aber das Problem ich bin recht jung musste den meister etc. bezahlen und habe keine riesigen Ersparnisse und ich habe überlegt ob es sinnvoll wäre die Rente der bg abfinden zu lassen, was meinen Recherchen zufolge ca 90k wären.
Ich habe mich bei der bg auch schon gemeldet und warte auf eine Antwort was dann die genaue Summe wäre.

Jetzt meine Frage ich bin zwiegespalten zwischen ich finde diese ab und habe Reserve dafür falls mal Kunden nicht zahlen oder die Auftragslage schwierig ist und ich nehme einen etwas höheren Kredit auf und habe dafür 400 Euro pro Monat Safe.

Wenn alles gut läuft ist die Gründung für Mitte bis Ende nächsten Jahres geplant.

Hallo zusammen,

habt ihr Erfahrungen mit Norman finance gesammelt? Insbesondere mit einer Kapitalgesellschaft? Funktioniert alles, wie ihr es erwartet? Wie ist der Support?

Der Anbieter ist ja recht neu, bietet aber im Max Paket alles was man für eine kleine Kapitalgesellschaft braucht. Buchhaltung/UStVA/Steuererklärungen und Bilanzen. Leider finden sich kaum Erfahrungsberichte.

Welche Alternativen nutzt ihr?

Ich kenne mich selbst mit Buchhaltung und dem Bilanzieren aus.

GmbH mit ca 20-30 Buchungen pro Monat.

Ich muss mir hier mal etwas von der Seele schreiben. Ich habe seit über 7 Jahren eine Agentur mit Spezialisierung auf UX/UI Design. In der Zeit haben wir über 300 Projekte betreut - einen Jahresumsatz von durchschnittlich 700k erreicht und eine Team aus 14 Mitarbeitern und Freelancern aufgebaut.

Nach dem wir auch immer Jahre hatten wo es mal etwas schlechter lief hatten wir die letzten 2 Jahre endlich mal die Früchte unserer SEO Investitionen ernten dürfen und ca 5-6 Projektanfragen pro Monat erhalten - wir haben in diesen Aufbau über 50.000€ investiert nach dem wir vorher mit vielen anderen Marketingagenturen, LinkedIn ads, meta ads, cold outreach etc nur Fehlschläge hatten (auch locker 30k verbrannt).

Unseren Reviews sind dabei durchweg positiv - über 50 Bewertungen mit glatten 5 Sternen. Jeder zu dem wir ins Projekt kommen war am Ende von unserem Service überzeugt. Unter 300 Projekten waren vllt 5 die mal etwas schwieriger waren aber auch die waren am Ende Happy.

Das Problem: Seit diesem Jahr sind unsere Aufträge und Anfragen extrem eingebrochen. 80% der laufenden Verträge würden einfach auslaufen gelassen da kein Budget oder kein Bedarf mehr da war. Aber auch neue Anfragen bekommen wir kaum noch trotz hervorragendem ranking und über 4.000 Klicks im Monat.

Ich bin langsam echt ratlos. UX/UI war schon immer ein extrem Erklärungsbedürftiges Thema und viele haben den Vorteil unserer Dienstleistung erst gecheckt wenn wir einmal im Projekt waren - bessere Ergebnisse für die User und klarere Arbeitsanweisungen für Entwickler während Produktmanager mit uns diverse Ideen durchspielen können. So vermeidet man unnötige Entwicklungskosten und hat eine klarere Vision was überhaupt gebaut werden soll - wie der Architekt beim Hausbau

Aber seit diesem Jahr ist einfach gähnende leere. Klar wir sind irgendwo auch im Designbereich unterwegs und der wird gerade durch KI komplett zerstört. Aber unser Mehrwert ist ja nicht das es am Ende einfach nur gut aussieht - wie eben schon geschrieben. Auf der anderen Seite ist die Wirtschaft eh am strugglen aber deswegen wird doch nicht automatisch weniger Software gebaut?

Ich würde mich mal über einen externen Blick auf das Thema wünschen - was würdet ihr machen in unserer Situation?

P.s. wen die Website interessiert - schaut bei mir ins Profil ich will hier keine Schleichwerbung machen

Hallo zusammen,

bin diesen Sommer bei meinem Dad mit ins Hotel plus dazugehörigem Restaurant mit eingestiegen. Die Geschäfte laufen eigentlich gut, Kunden sind genug vorhanden da Urlaubsregion. Allerdings raubt mir die suche nach qualifiziertem Personal (vor allem Köche) den letzten nerv. Ich denke nicht das unser Betrieb sonderlich schlecht bezahlt (ab 2,5k netto, Unterkunft und Verpflegung inklusive, Saison von Frühling bis Ende Oktober). Massenhaft Bewerbungen von Leuten ohne Visum und sehr unqualifizierten Leuten sind leider an der Tagesordnung.

Welche Plattformen nutzt ihr? Ist das Gehalt zu niedrig? Wie kann ich meine Chancen verbessern? Nutzt ihr Personalvermittlungen?

Für jegliche Tipps wäre ich äußerst dankbar!!

Grüße zusammen,

Ich bräuchte mal ein wenig Input von Inhabern bzw. Firmen mit Fuhrpark ab 2-3 Fahrzeugen.

Wie haltet ihr aktuell HU/AU und Serviceintervalle nach? Wie kommen die Fahrzeuge zum Service, zur HU, zum Reifenwechsel etc?

Haltet ihr die Termine per Excel nach? Habt ihr einen Dienstleister? Eine Software?

Fahrt ihr oder ein Mitarbeiter die Fahrzeuge selbst in die Werkstatt? Bietet die Werkstatt einen Hol und Bringdienst bei euch an?

Edit: Habt ihr nen Menschen dafür der das Vollzeit,Teilzeit oder irgendwie so nebenbei betreut?

Ich bin ja eigentlich Versicherungsmakler, da Flotte gerade zum Jahresende wieder großes Thema ist und ich ganz ursprünglich aus der Logistik komme manifestiert sich gerade die Idee als zusätzliche Dienstleistung eben die Verwaltung des Fuhrparks mit anzubieten bzw. Als Eigenständiges Unternehmen aufzubauen.

Quasi als Dienstleistungsstrecke von der Flottenversicherung <-> Fuhrparkverwaltung <-> Überführung von und zur Werkstatt.

Der Einstiegspunkt hierbei ist egal. Man kann rein nur Verwaltung oder nur Versicherung nehmen. Alles zusammen oder halt auch nix davon.

Bevor ich mich da aber hinsetze und Onlinepräsenz, Server und Verwaltungsprogramm aufsetze bzw. Beschaffe möchte ich ganz gerne erstmal den Bedarf abklopfen.

Danke für euren Input.

GaliGrü, Tschüsselsdorf, Bundesgartenciao.

Moin zusammen,

ich habe seit etwa einem halben Jahr eine Marketingagentur und bin unter anderem im Recruiting für Therapiepraxen tätig. Mein Hintergrund ist Physiotherapie, daher kenne ich die Branche, den Fachkräftemangel und auch die Arbeitgeberseite relativ gut.

Mittlerweile habe ich die ersten belastbareren Cases:

Mit ca. 1.000 € Werbebudget konnten wir innerhalb eines Monats je nach Praxis ungefähr 5–10 qualifizierte Bewerber generieren. Wie viele davon tatsächlich eingestellt werden, unterscheidet sich allerdings teilweise deutlich von Arbeitgeber zu Arbeitgeber.

Aktuell ist mein Modell ziemlich stark erfolgsbasiert:

Ich nehme 1.000 € Setup-Fee und den größeren Teil meiner Vergütung erst dann, wenn tatsächlich jemand eingestellt wird. Bei erfolgreicher Einstellung entspricht meine Provision ungefähr einem Monatsgehalt der eingestellten Person.

Grundsätzlich gefällt mir das Modell, weil das Risiko für den Kunden relativ gering ist und unsere Interessen ziemlich gut aligned sind.

Ich sehe allerdings zunehmend ein Problem:

Ab dem Punkt, an dem wir einen qualifizierten Bewerber generiert haben, liegt ein großer Teil des Erfolgs nicht mehr bei uns.

Zum Beispiel:

Wie schnell kontaktiert die Praxis den Bewerber?

Wie gut wird das Erstgespräch geführt?

Wie professionell läuft der Bewerbungsprozess?

Wie attraktiv sind Gehalt, Arbeitszeiten, Benefits etc.?

Wie schnell wird eine Entscheidung getroffen?

Bei manchen Kunden funktioniert das hervorragend. Bei anderen merkt man ziemlich deutlich, dass gute Bewerber verloren gehen, weil Prozesse langsam sind oder das Angebot im Vergleich zu anderen Arbeitgebern schlicht nicht attraktiv genug ist.

Dadurch hängt meine Vergütung momentan teilweise von Faktoren ab, die ich nur begrenzt beeinflussen kann.

Meine Frage an die Selbstständigen hier – insbesondere an Dienstleister und gerne auch Arbeitgeber:

Wie würdet ihr ein erfolgsbasiertes Modell strukturieren, sodass der Dienstleister etwas unabhängiger von der Leistung des Kunden wird, ohne direkt auf einen klassischen monatlichen Retainer oder einen hohen Einmalbetrag umzusteigen?

Ich denke beispielsweise über Zwischenstufen nach – also dass nicht ausschließlich die tatsächliche Einstellung vergütet wird, sondern eventuell auch bestimmte vorher definierte Ergebnisse im Funnel.

Mich würde aber gerade die Arbeitgeberperspektive interessieren:

Welche Konstruktion würdet ihr noch als fair und attraktiv empfinden, bei der der Dienstleister gleichzeitig nicht das komplette Risiko für Dinge trägt, die beim Arbeitgeber passieren?

Falls jemand selbst erfolgsbasierte Dienstleistungen anbietet oder einkauft: Wie habt ihr das gelöst?

Hallo zusammen,
ich habe in diesem Jahr ein Gewerbe angemeldet mit der Kleinunternehmerregelung.
Bin als Werkstudent bei der Krankenkasse versichert & habe aus meinem Umfeld erfahren, dass ich die selbstständige nebentätigkeit der Krankenkasse melden muss.

Ich habe dort gestern angerufen, um nachzufragen wie es läuft & der Mitarbeiter meinte einfach nur stumpf „solange sie unter der Minijobsgrenze sind ist alles in Ordnung“… stimmt das?

Leider finde ich im Internet nichts dazu & dass ich der Krankenkasse kein Formular o.Ä. zusenden muss beunruhigt mich noch mehr. Nicht dass die bald ankommen & sagen „ja sie haben uns ihre gewerbliche Tätigkeit nicht mitgeteilt“ und und und..

Hallo zusammen,

seit Montag begleitet uns dieses neue harmonisierte Gewährleistungsdingens, und das scheint in vielen Onlineshops noch keinen Anklang gefunden zu haben.

Ich denke für mich habe ich einen guten Weg gefunden.

Ein Link im Footer zu der Mitteilung sowie die Mitteilung zentral im Warenkorb. Dazu habe ich alle Express-Checkouts rausgenommen, sodass man zwingend über den Warenkorb, mit der Mitteilung, gehen muss.

Im Austausch mit einigen Konkurrenten kam immer wieder zum Vortrag "Mein Anwalt hat gesagt das und das reicht", wo ich sage: Nein, tut es nicht, weil man die Mitteilung auf dem gesamten Bestellprozess nicht sieht.

Wie habt ihr das "Problem" gelöst?