u/Epiku86

Hallo zusammen,

ich prüfe gerade alle laufenden Verträge und bin bei der Buchhaltung hängen geblieben. Vorab: Es geht mir nicht darum, ob 400 € im Monat viel oder wenig sind, sondern ob die Art der Abrechnung so zulässig ist.

Ausgangslage (GmbH, Buchführung monatlich):

• Wir verkaufen über einen eigenen Onlineshop und über Amazon – daher viele gleichartige Ausgangsbelege mit überschaubaren Beträgen.
• Seit 2023 reichen wir ca. 500 Ausgangsbelege/Monat selbst kontiert als DATEV-Datei ein.
• Dazu kommen ca. 50 Eingangsbelege/Monat, unkontiert.
• Bis 2022 haben wir die Ausgangsbelege unkontiert als PDF übergeben.
• Abgerechnet wird seit 2015 (Firmenübernahme) unverändert nach § 33 Abs. 1 StBVV mit 9/10.
• Eine Vergütungsvereinbarung nach § 4 StBVV existiert nicht.

Warum mich das stutzig macht:

Abs. 1 („Buchführung einschließlich des Kontierens der Belege", Rahmen 2/10–12/10, Mittelgebühr 7/10) setzt voraus, dass die Kanzlei kontiert. Das machen wir seit 2023 selbst. Für Buchführung nach vom Auftraggeber kontierten Belegen sieht Abs. 3 nur 1/10–6/10 vor (Mittelgebühr 3,5/10), bei Übergabe als fertige Datei wäre sogar Abs. 4 mit 1/20–10/20 zu diskutieren.

Wir sind also aus meiner Sicht nicht nur im falschen Absatz, sondern liegen innerhalb dieses Absatzes zusätzlich deutlich über der Mittelgebühr. Nach Abs. 3 kämen wir auf rund 200 € statt 400 € im Monat.

Die Begründung der Kanzlei:

1. Intern rechne man mit 4 Stunden/Monat à 100 € = 400 €. Absätze und Zehntelsätze würden entsprechend den internen Kosten angepasst, damit dieser Betrag herauskommt.
2. Vor 2023 habe man „eigentlich viel zu wenig" für unsere Buchhaltung berechnet, deshalb sei man mit den Gebührensätzen nach der Umstellung nicht heruntergegangen.

Hinzu kommt: Die Umstellung auf digitale Übergabe haben wir gemacht, um Kosten zu senken. Tatsächlich sind sie gestiegen, weil zusätzliche Abogebühren für die DATEV-Schnittstellen dazugekommen sind.

Meine Fragen an euch:

• Ist das gängige Praxis – erst einen Zielbetrag aus der internen Stundenkalkulation bilden und dann Absatz und Zehntelsatz passend dazu wählen?
• Trägt eine reine Zeitkalkulation als Begründung, wenn keine Vergütungsvereinbarung besteht und die StBVV für die Buchführung Wertgebühren vorsieht?
• Ist „wir waren früher zu günstig" ein zulässiges Kriterium im Rahmen des billigen Ermessens nach § 11 StBVV?
• Wie seid ihr in so einer Lage vorgegangen – Tätigkeitsaufstellung anfordern, verhandeln, wechseln?

TL;DR: Wir kontieren seit 2023 selbst und liefern eine fertige DATEV-Datei (ca. 500 Ausgangsbelege aus Shop und Amazon, dazu 50 unkontierte Eingangsbelege). Abgerechnet wird trotzdem weiter nach § 33 Abs. 1 StBVV mit 9/10 statt nach Abs. 3. Begründung der Kanzlei: intern 4 Std. × 100 €, die Gebührensätze würden an die internen Kosten angepasst. Keine Vergütungsvereinbarung. 400 € statt ca. 200 €. Normal?