DEC Form Letter
This is the letter and response I sent to DEC yesterday to obtain confirmation they do not hold civil records from before 1923. I will be uploading the response to my application to hopefully ward off frivolous request to have an act of birth created for my G0, who was born in the 19th century. They are far more responsive in French, and I suggest you email them in their preferred language.
>RE: Demande concernant un acte de naissance de [YYYY]
>Bonjour,
>Je cherche à obtenir un document officiel concernant la naissance d'un ancêtre né au Québec en [YYYY].
>Il s'agit de [Full Name], né le [DD] [month] [YYYY] à [Place] (Québec).
>Pourriez-vous m'indiquer si le Directeur de l'état civil (DEC) peut délivrer un certificat de naissance, une copie d'acte ou tout autre document officiel pour une naissance remontant à [YYYY]? Si aucun document officiel n'est disponible, pourriez-vous me fournir cette réponse sur papier à en-tête du DEC?
>Par ailleurs, si les actes de cette époque ne sont pas conservés ni délivrés par le Directeur de l'état civil, pourriez-vous m'indiquer quelle institution est responsable de ces anciens registres et auprès de qui je devrais faire ma demande?
>Merci beaucoup de votre aide.
>Cordialement,
>[Full Name]
I expect you can receive a similar response as I did to attach to your application:
>Bonjour,
>Nous avons bien reçu votre courriel.
>Nous vous informons que le registre de l’état civil contient les actes de l’état civil de 1923 jusqu’à aujourd’hui. Pour les informations concernant les événements ayant eu lieu avant 1923, nous vous suggérons de communiquer avec la Bibliothèque et Archives nationales du Québec aux numéros suivants :
>Montréal : 514 873-1100
>Ailleurs au Québec : 1 800-363-9028
>Vous pouvez également consulter le site Internet de cet organisme au www.banq.qc.ca.
>Veuillez accepter nos salutations distinguées,
>[Agent's Name]
Agente de soutien à la clientèle
Centre de relations avec la clientèle
Services Québec pour le Directeur de l'état civil