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Desenvolvo um produto de software que eu comercializo no modelo de SaaS, voltado para automação de preenchimento de documentos fiscais, em especial notas fiscais eletrônicas. Ele utiliza fortemente de IA para auxílio no preenchimento de notas, e diferente de ERPs ele não possui qualquer outra funcionalidade que não seja preencher uma nota, validar os dados minimamente, assinar e enviar à Sefaz. Ele não opina fortemente sobre o que é uma nota.

A interação é centrada numa interface de chat, embora tenha a possibilidade de utilizar formulários e controles convencionais.

Eu queria especializar exclusivamente nesse nicho, sendo o produto em sua maior parte uma infraestrutura para atender quaisquer necessidades de preenchimento de nota, desde desenvolvedores que precisam integrar isso em seus sistemas sem ter que se preocupar com assinatura eletrônica e consumo de webservices da Sefaz (que é bem burocrático) até pequenos empreendedores que precisassem apenas emitir a nota e não precisam (ou não querem) um ERP.

Investigando um pouco mais e conversando com alguns pequenos empresários, pude notar algumas coisas:

1. Frequentemente eles tem a necessidade ou o desejo de ter um sistema para registro de suas operações comerciais e movimentações para controle gerencial

2. Frequentemente eles não tem esse registro, ou as vezes tem um sistema informatizado mas ele é subutilizado, desatualizado não recebe todas as informações e por isso pode não ser tão confiável

3. Produtos comuns no mercado oferecem um sistema de gestão fortemente acoplado a um sistema fiscal, e por isso acabam tendo o seu modelo de dados degradado e poluído com coisas exclusivamente pertinentes ao sistema fiscal, que segue as idiossincrasias do sistema da Sefaz. Isso resulta numa péssima experiência de uso e grande complexidade da interface desses sistemas monolíticos. Consequentemente, há um certo desleixo na alimentação desses sistemas com dados, pois passa a ser feita apenas com o intuito de atender uma obrigação.

O atrito existente nesses aplicativos legados devido a essa experiência ruim eu sinto rotineiramente quando preciso ir lá no centro da cidade comprar alguma coisa no comércio local. Tenho o costume de pedir as notas e é notável o desconforto do atendente diante do pedido. Eu sei que muitos patrões orientam os funcionários a omitirem o documento por razões óbvias, mas também acho que muito deste desconforto é devido ao pequeno transtorno que é fazer a emissão em alguns sistemas.

Devido ao que mencionei em 1, estou pensando em expandir o escopo do sistema, mas como um produto separado que pode se integrar ao sistema fiscal. Não da forma como é comumente feito, considerando uma venda como quase indissociável de uma nota fiscal, mas separando registros de compras, vendas e estoque em um produto adjacente, mais simples e alinhado a terminologia que o pequeno empresário conhece, pois para ele o negócio é trocar dinheiro por estoque, saber quanto tem de estoque, vender e saber o custo da mercadoria vendida e quanto teve de lucro, sem ter que se preocupar com CFOP, CST e vários outros detalhes técnicos.

Abordando a questão a partir dos primeiros princípios, o comércio trata-se basicamente de comprar quantidades X de produto Y pelo valor unitário Z, revender por um valor mais alto. O excedente descontando as despesas é o lucro. Isso é lógica estável que não vai mudar nunca. Colocar um sistema fiscal emaranhado nesse sistema é poluir o modelo e sujeita-lo as idiossincrasias e instabilidades do sistema do fisco.

Na imagem eu ilustro o que seria uma visão de alto nível da arquitetura desse sistema e fluxos de informação para melhor visualização.

Eu penso que um sistema desse precisa ter dois modos de operação: um feito para registro rápido de transações (compras, vendas, contas a pagar/receber, etc.) com uma abordagem de minimalista de primeiros princípios, e uma outra parte mais formal a ser operado em contexto de escritório por outra pessoa ou pela mesma pessoa em momento diferente.

É claro que aqui eu não estou falando de negócios que precisam de um PDV como supermercados. Minha observação incide sobre o comércio de frutas e hortaliças no Ceasa (e possivelmente outros contextos), em que sistemas tradicionais tem pouca adoção, pela complexidade da interface, exigência de um desktop, e quantidade de informações exigidas e regras de validação rígidas, tudo isso impõe um atrito muito grande que inviabiliza o uso em contexto que exige praticidade.

Tal sistema não visa substituir um sistema contábil formal, mas sim substituir o registro que hoje é feito num caderno ou numa planilha, em um modelo de dados que o pequeno empresário compreende bem e consegue utilizar sem atrito, apenas digitando um comando de texto para uma IA ou por voz.

A tradução para uma nota fiscal ou registros contábeis formais podem ocorrer em outro momento por outra pessoa que irá complementar os detalhes de maneira assíncrona, ou seja, sem bloquear o registro onde ele precisa ocorrer sem bloqueio.

O sistema à esquerda poderia então ter um botão que envia comando para emissão de nota fiscal de uma venda realizada, essa emissão pode ocorrer imediatamente ou de maneira assíncrona, como uma mensagem com os detalhes da venda para pre-preencher um rascunho de uma nota no sistema a direita em outro contexto.

Trabalhei em uma empresa que desenvolvia um desses softwares ERP, certa vez surgiu a questão de permitir ou não baixa em estoque e registro de venda sem nota, e se isso poderia ser considerado apoio a fraude. Então eu penso se não bloquear emissão de nota nesse sistema poderia ser considerado apoio a fraude. Eu penso que não.

Acho que não é papel do sistema opinar ou orientar sobre o que é certo ele fazer. É obrigação da empresa/usuário utilizar dos meios oferecidos pela ferramenta para ficar em conformidade. Dizer que ele precisa emitir nota para registrar uma venda no seu caderno é bloqueante e acho que tem o efeito contrário, diminuindo a qualidade da informação e aumentando a omissão.

Queria saber de vocês contadores o que acham disso. O que é um sistema ideal, e como resolveriam isso.