Uren goedkeuren vóórdat een factuur gestuurd mag worden?
Ik vraag dit voor een wat oudere collega van mij, omdat hij zelf geen Reddit heeft en technisch wat minder onderlegd is op het gebied van sociale media. We zijn beide zzp'er in de installatie/bouw en we schakelen elkaar af en toe in, aangezien we beide een bepaalde expertise delen.
Mijn collega vertelde me, ietwat gefrustreerd, dat hij een conflict heeft met een andere opdrachtgever.
Hij heeft een contract met een opdrachtgever waarin staat dat hij als opdrachtnemer pas een factuur mag sturen nadat zijn opdrachtgever zijn uren- en materialenspecificatie heeft goedgekeurd. Wat er nu gebeurt is dat zijn opdrachtgever (het lijkt bijna bewust) het goedkeuren van de specificaties lang(er) laat liggen, zodat hij niet binnen 30 dagen hoeft te betalen. De betaaltermijn van 30 dagen gaat pas in nadat mijn collega zijn factuur heeft gestuurd en dat kan, zoals gezegd, pas nadat zijn opdrachtgever zijn fiat op de specificaties heeft gegeven.
De opdrachtgever reageert niet op mails en appjes als er gevraagd wordt naar de goedkeuring van de specificaties en ik begrijp dat het langzaam in de papieren begint te lopen. Onderdelen en componenten in onze tak van sport zijn prijzig en we zijn gewend om dingen bij onze leveranciers te bestellen op rekening. Met een betalingstermijn van 30 dagen is dat altijd prima te regelen en, vanzelfsprekend, houden we ook wel een buffer aan om dingen te kunnen opvangen als betalingen op zich laten wachten. Voor materialen hebben we ook standaard een eigendomsvoorbehoud opgenomen, zodat materialen die we plaatsen terug te halen zijn als er niet betaald wordt (schade en schande).
Voor nu heb ik hem wel aangeraden om maar even niks meer te doen voor deze opdrachtgever, omdat er misschien ook wel meer aan de hand zou kunnen zijn. Misschien wel een aankomend faillissement of iets dergelijks. Ook heb ik heb aangeraden nu wel facturen te gaan sturen, ook bij het ontbreken van een goedkeuring op de specificaties. Als er een faillissement komt, heeft hij in ieder geval facturen waarmee hij wat te vorderen heeft.
Ik ben, en mijn collega ook, wel gewend bij opdrachten om een proforma factuur te sturen, waarna we een PO nummer krijgen dat we invullen op de definitieve factuur. Maar deze constructie heb ik nog nooit van gehoord en hij voelt ook eigenlijk alsof hij ervoor dient om te kunnen schuiven met betalingen.
De vragen zijn:
Mag dit eigenlijk?
Zit hij er gewoon aan vast, want hij heeft er zelf voor getekend?
Zijn de facturen die hij zonder goedkeuring van specificaties stuurt wel "rechtsgeldig" (weet even geen beter woord, maar ik denk dat jullie wel weten wat ik bedoel) in het geval van een faillissement?
En kan hij iets met werkzaamheden waarvan de specificaties nog niet zijn goedgekeurd?
Hij gaat het ook oppakken met zijn rechtsbijstand, maar misschien kan hij wel alvast wat voorwerk doen of kan iemand hier al zeggen dat het een heilloze onderneming is...