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Wir erhalten zunehmend ZUGFeRD und XRechnungen von unseren Zulieferern. Soweit so gut (Wachstumschancengesetz)

Leider kommt es in letzter Zeit immer wieder mal vor, dass Fake-Rechnungen gesendet werden. Meist Kleinstbeträge.

Wir nutzen Datev Online, dort ist ein XRechnung Viewer integriert.

Früher war eine optische Prüfung größtenteils ausreichend, um solche Fakes zu erkennen. Gerade das Briefpapier wurde von Scammern "schlecht" nachgemacht. Zudem waren die E-Mails typisch spammy geschrieben und hatten Tippfehler oder schlechtes Deutsch.

Der Verification of Payee (VoP) (IBAN-Abgleich zu Name des Kontoinhabers) hilft größtenteils schon mal.

Habt ihr einen Tipp, um Rechnungsbetrug sauber herauszufiltern?

Ich frage, da einige Zulieferer ihre E-Mail Sicherheit nicht wirklich ernst nehmen, sodass Spoofing möglich wäre, da SPF / DKIM / DMARC nicht komplett strikt gesetzt ist.

Kleine GmbH, 25 Leute, gerade am Wachsen. Im März hat ein Großkunde statt nach 30 erst nach 72 Tagen gezahlt. Wir haben eine Dauerfristverlängerung bei der USt-VA, dadurch kommt die BWA meist erst 5 bis 6 Wochen verspätet.

Hab mir dann selbst einen 13-Wochen-Plan in Excel gebaut. Das Problem ist nicht die Tabelle an sich, sondern dass ich bei der Hälfte der offenen Posten nur raten kann, wann der Kunde wirklich zahlt. Und genau ab dem Punkt ist der ganze Plan wertlos.

Die üblichen Tools kenne ich (Agi...cap, Tid...ely usw.).

Angeblich muss ja jeder GmbH-GF laufend Krisenfrüherkennung betreiben (§1 StaRUG) und das im Zweifel auch beweisen können, sonst droht Privathaftung. In der Hand hab ich aktuell aber nichts Datiertes außer der alten BWA.

Zwei Fragen an euch:

Ab welcher Größe plant ihr wirklich rollierend voraus, oder reicht BWA plus Steuerberater?

Und kennt jemand was im Mittelfeld, das die Vorschau macht UND einen sauberen, datierten Nachweis ausspuckt?

Kleine GmbH, 25 Leute, gerade am Wachsen. Im März hat ein Großkunde statt nach 30 erst nach 72 Tagen gezahlt. Wir haben eine Dauerfristverlängerung bei der USt-VA, dadurch kommt die BWA meist erst 5 bis 6 Wochen verspätet.

Hab mir dann selbst einen 13-Wochen-Plan in Excel gebaut. Das Problem ist nicht die Tabelle an sich, sondern dass ich bei der Hälfte der offenen Posten nur raten kann, wann der Kunde wirklich zahlt. Und genau ab dem Punkt ist der ganze Plan wertlos.

Die üblichen Tools kenne ich (Agi...cap, Tid...ely usw.).

Angeblich muss ja jeder GmbH-GF laufend Krisenfrüherkennung betreiben (§1 StaRUG) und das im Zweifel auch beweisen können, sonst droht Privathaftung. In der Hand hab ich aktuell aber nichts Datiertes außer der alten BWA.

Zwei Fragen an euch:

Ab welcher Größe plant ihr wirklich rollierend voraus, oder reicht BWA plus Steuerberater?

Und kennt jemand was im Mittelfeld, das die Vorschau macht UND einen sauberen, datierten Nachweis ausspuckt?

Kleine GmbH, 25 Leute, gerade am Wachsen. Im März hat ein Großkunde statt nach 30 erst nach 72 Tagen gezahlt. Wir haben eine Dauerfristverlängerung bei der USt-VA, dadurch kommt die BWA meist erst 5 bis 6 Wochen verspätet.

Hab mir dann selbst einen 13-Wochen-Plan in Excel gebaut. Das Problem ist nicht die Tabelle an sich, sondern dass ich bei der Hälfte der offenen Posten nur raten kann, wann der Kunde wirklich zahlt. Und genau ab dem Punkt ist der ganze Plan wertlos.

Die üblichen Tools kenne ich (Agi...cap, Tid...ely usw.).

Angeblich muss ja jeder GmbH-GF laufend Krisenfrüherkennung betreiben (§1 StaRUG) und das im Zweifel auch beweisen können, sonst droht Privathaftung. In der Hand hab ich aktuell aber nichts Datiertes außer der alten BWA.

Zwei Fragen an euch:

Ab welcher Größe plant ihr wirklich rollierend voraus, oder reicht BWA plus Steuerberater?

Und kennt jemand was im Mittelfeld, das die Vorschau macht UND einen sauberen, datierten Nachweis ausspuckt?

die ganze Hausverwalter-Branche ist für kleine Vermieter ein Pricing-Witz und kaum jemand redet offen drüber.

Habe Anfang des Jahres ein MFH mit 4 WE übernommen, ~3.200€ Bruttomiete im Monat. Hausverwalter wollte 5% laufend plus 280€ extra für die NK, macht ~2.300€ im Jahr. Wofür eigentlich? Mieten kommen per Dauerauftrag, einmal mahnen passiert vielleicht, NK ist ein Excel-Job. Fühlt sich an als zahle ich denen 25€ die Stunde für Sachen die ich an einem langen Wochenende selbst hätte.

Also selbst gemacht. Mieten überwachen 2-3h im Monat, ok. NK im Februar war dann der Schock: vier Tage am Stück, Excel mit YouTube-Vorlage, am Ende bei der Hälfte der Zahlen geraten. Ein Mieter hat genau den Posten beanstandet bei dem ich selbst geschwankt habe (Verteilerschlüssel Müll). Drei Tage Korrektur on top.

Was mich an der Software-Seite stört: die werben alle mit „professioneller Verwaltung" und „alles in einer Lösung", was du tatsächlich kriegst sind 39€/Monat-Abos die Mahnungen drucken aber nicht NK rechnen; oder NK können aber nicht mit deinem Konto reden. WISO macht die Steuer sauber, NK ist nicht drin. Die Lücke zwischen „Excel reicht für eine Bude" und „Hausverwalter ab 1.500€" ist absurd groß und genau da sitzen vermutlich die meisten privaten Vermieter fest.

Frage an die Runde: ab wie vielen WE habt ihr abgegeben oder seid ihr bei Excel geblieben? Und kennt jemand wirklich was im Mittelfeld das nur die NK ordentlich macht, ohne dass man gleich ein 600€-Jahresabo lösen muss?